Restorani danas imaju više podataka nego ikada. POS sistemi beleže svaku prodaju, programi za rad prate sate zaposlenih, finansijski sistemi pokazuju troškove, a različiti softveri nude bezbroj izveštaja. Ipak, kada na kraju meseca nešto krene po zlu, menadžeri često ponovo moraju da traže odgovor na isto pitanje. Šta se u stvari dogodilo?
Brojna istraživanja i studije stručnjaka iz oblasti ugostiteljstva ukazuju na to da problem često nije u nedostatku podataka, već u tome koliko brzo menadžment može da prepozna promene koje utiču na poslovanje.
Od podataka do pravovremene reakcije
Recimo da su troškovi rada veći nego što je planirano. Istovremeno, troškovi hrane su porasli, a prodaja je bolja nego prošle godine. Na papiru sve može da izgleda dobro, ali konačni rezultat nije onakav kakav se očekivao. Tada počinje poznata potraga po tabelama i izveštajima. Gleda se kada su troškovi počeli da rastu, koje smene su bile skuplje, šta se dešavalo sa prometom i da li je bilo promena u nabavci. Problem je što se odgovor često traži tek kada je mesec već završen. Tu se vidi jedno od ograničenja današnje restoranske tehnologije. Većina sistema veoma dobro pokazuje šta se dogodilo, ali mnogo slabije objašnjava kako je do toga došlo.
POS će pokazati šta je prodato. Sistem za evidenciju rada pokazaće koliko je sati odrađeno. Finansijski izveštaj pokazaće konačan trošak. Ali kada se ti podaci nalaze u različitim sistemima, menadžer često mora sam da povezuje tačke. Tu upravo vreme može da bude najvažnije.
Ako se, na primer, troškovi rada povećavaju iz nedelje u nedelju, korisnije je to primetiti tada nego kada se na kraju meseca pojavi loš rezultat. Isto važi za nabavku, otpis namirnica, produktivnost zaposlenih ili odnos između broja gostiju i broja ljudi u smeni. Zato se pažnja sve više pomera sa klasičnih izveštaja na alate koji mogu da ukažu na promene dok se one dešavaju.
To ne znači da restoranima treba još jedan komplikovan dashboard. Naprotiv. Vrednost tehnologije je upravo u tome da menadžeru olakša posao i skrati vreme potrebno da shvati šta se dešava. Ako sistem pokaže da je određeni restoran počeo da troši više radnih sati nego što je uobičajeno, sledeće pitanje nije samo koliki je trošak. Važno je znati kada je promena počela i šta se tada promenilo u poslovanju.
Možda je uveden novi raspored. Možda je promet počeo da pada određenim danima. Možda se promenio način rada kuhinje. Možda je jednostavno bilo više ljudi u smeni nego što je bilo potrebno. Takve stvari iskusan menadžer često može da prepozna, ali mu je potreban dobar pregled podataka da bi do odgovora došao brzo.
Isto je i sa cenom namirnica. Ako je trošak hrane iznad plana, izveštaj će to pokazati. Ali mnogo je korisnije ako tehnologija može da pomogne da se vidi gde je odstupanje počelo – kod određene grupe proizvoda, u nabavci, kroz otpis ili zbog promene prodaje pojedinih jela.
U tome je prava vrednost povezivanja različitih sistema. Ne u tome da restoran dobije još više podataka, već da postojeći podaci počnu da daju jasniju sliku poslovanja. To može da promeni i način na koji menadžeri donose odluke. Umesto da na kraju meseca objašnjavaju zašto je rezultat lošiji od očekivanog, mogu da reaguju dok se problem još razvija.
Srpska vina krupnim koracima napred, saznajte više.
Naravno, tehnologija ne može da zameni iskustvo ljudi koji vode restoran. Ona ne zna sve što se događa u kuhinji, sali ili među zaposlenima. Ali može da ukaže na promenu koju čovek možda neće primetiti na vreme. Zato budućnost restoranske tehnologije verovatno neće biti u još većem broju izveštaja. Restoranima su potrebni sistemi koji će različite podatke staviti u isti kontekst i pomoći menadžmentu da brže shvati šta se događa.
Najbolji sistem nije onaj koji na kraju meseca napravi najlepši izveštaj. Mnogo je korisniji onaj koji nekoliko nedelja ranije pokaže da nešto počinje da odstupa od uobičajenog. Tada još postoji mogućnost da se reaguje. Restorani već znaju šta se dogodilo. Sledeći korak je da tehnologija pomogne da na vreme vide šta se menja.
Za najnovije vesti, trendove, analize i zanimljivosti iz turizma i ugostiteljstva pratite TU magazin na LinkedIn, Facebook, Instagram i X.
